Informationen für Projektnehmer (Zuwendungsempfänger)

Alle notwendigen Arbeitsschritte während der Durchführung eines Projektes erhalten Sie auf dieser Seite und in Ihrem Zuwendungsbescheid. Bei Fragen können Sie sich gerne an Ihr zuständiges Projektteam bei der VDI/VDE-IT wenden. Folgende Informationen sind von Relevanz:

Projektdurchführung (Terminplan, ÖA)

Jedes Projekt enthält einen Arbeits- und Terminplan, der mit wichtigen Meilensteinen ausgestattet ist. Damit die Projekte durch das Bundesumweltministerium begleitet oder unterstützt werden können, ist das zuständige Projektteam der VDI/VDE-IT rechtzeitig über alle Termine zu Workshops, Konferenzen und diversen Veranstaltungsformaten zu informieren. Hierfür ist eine aktive Übermittlung der Projekttermine an das zuständige Projektteam der VDI/VDE-IT erforderlich.

Bitte denken Sie außerdem daran, dass bei allen Projektaktivitäten an geeigneter Stelle das Förderlogo des BMU eingebracht werden muss, damit die öffentliche Förderung des Vorhabens auch nach außen sichtbar wird (siehe hierzu "Hinweise auf die Förderung bei Veröffentlichung und Logo").

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Abrechnung und Nachweise

Für das Abrufen von Fördermitteln ist das halbelektronische Hybridverfahren „profi-online“ anzuwenden. Alle dafür notwendigen Informationen und Anmeldeunterlagen erhalten Sie bei der Bewilligung des Vorhabens.

Anmeldung bei „profi-online“

Das erforderliche Anmeldeformular wird mit dem Zuwendungsbescheid versandt. Im Anhang des Antrags finden Sie die Nebenbestimmungen bzw. Allgemeinen Geschäftsbedingungen zum Verfahren.

Bitte senden Sie den ausgefüllten Antrag an die VDI/VDE-IT. Der Antrag kann bei Verlust auf Anfrage jederzeit erneut bei der VDI/VDE-IT angefordert werden.

Zahlungsanforderung

Um Fördermittel abrufen zu können, wird Ihnen im profi-online das Formular „Zahlungsanforderung“ (ZAZK oder ZAZA) zur Verfügung gestellt. Hier sollen je nach Zuwendungsempfänger Beispiele für eine Zahlungsanforderung gegeben sein:

Universitäten und Forschungseinrichtungen:

  • Beispiel für eine Zahlungsanforderung ZAZA (PDF) (wird zu gegebenem Zeitpunkt veröffentlicht)

Unternehmen:

  • Beispiel für eine Zahlungsanforderung ZAZK (PDF) (wird zu gegebenem Zeitpunkt veröffentlicht)

Die Zahlungsanforderung muss in profi-online verbindlich eingereicht und das Formular unterschrieben per Post der VDI/VDE-IT zugesendet werden.

Zwischennachweis

Während der Projektlaufzeit bzw. immer nach Ablauf eines Kalenderjahres ist ein Zwischennachweis einzureichen. Dazu erhalten Sie rechtzeitig von der VDI/VDE-IT ein Anforderungsschreiben, in dem Ihnen alle Informationen zum Erstellen des Zwischennachweises (ZN) zugeschickt werden.

Der Zwischennachweis besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis und einem Sachbericht.

Für den Sachbericht benutzen Sie bitte das im profi-online zur Verfügung gestellte Formular. Bitte beachten Sie, dass ggf. nicht alle im Sachbericht angegebenen Punkte auf Ihr Projekt zutreffen.
Im profi-online können auch weitere erläuternde Dokumente hochgeladen werden.

Für den zahlenmäßigen Nachweis wird Ihnen im profi-Online das Formular „Zwischennachweis“ (ZNZK oder ZNZA) zur Verfügung gestellt. Nur auf besondere Aufforderung sind Beleglisten für die Zwischennachweisprüfung vorzulegen. Hierzu nutzen Sie bitte je nach Antragsgrundlage (Ausgaben oder Kosten) die folgenden Formulare:

Bei pauschalierter Abrechnung sind mit dem ersten Zwischennachweis und danach nur auf besondere Anforderung für den Nachweis der Personalkosten zusätzlich folgende Dokumente einzureichen:

Der ausgefüllte Zwischennachweis muss im profi-online verbindlich eingereicht und unterschrieben per Post bei der VDI/VDE-IT zugesendet werden.

Alle Formulare des Zwischennachweises sind ausschließlich in einfacher Form einzureichen.

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Hinweis auf die Förderung bei Veröffentlichungen

Bei Veröffentlichungen sowie bei der Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen des Vorhabens sind Sie verpflichtet, an geeigneter, deutlich sichtbarer Stelle auf die Förderung mit Mitteln des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit (BMU) hinzuweisen. Der Hinweis muss das Logo des BMU mit dem Zusatz „Gefördert durch:“ und „aufgrund eines Beschlusses des Deutschen Bundestages“ gut sichtbar enthalten. Das Logo der „Exportinitiative Umwelttechnologien“ sowie weitere Informationen zur Beachtung von Logos und Corporate Design des Zuwendungsgebers BMU können vom Projektträger bezogen werden.

Die Entwürfe der zur Veröffentlichung vorgesehenen Materialien sind rechtzeitig mit dem Projektträger VDI/VDE-IT einvernehmlich abzustimmen. Eine Veröffentlichung darf erst nach Zustimmung des Bundesministeriums für Umwelt, Naturschutz und nukleare Sicherheit oder seines Projektträgers VDI/VDE-IT erfolgen.

Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihr zuständiges Projektteam (siehe Anschreiben im Zuwendungsbescheid).

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Projektabschluss

Nach Abschluss eines Vorhabens ist die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendung projektbezogen und finanziell nachzuweisen. Dazu erhalten Sie rechtzeitig vor Projektabschluss von der VDI/VDE-IT ein Anforderungsschreiben, in dem Ihnen alle Informationen zum Erstellen des Verwendungsnachweises (VN) zugeschickt werden. Der VN besteht aus einem zahlenmäßigen Nachweis sowie einem Abschlussbericht.

Verwendungsnachweis AZA (für Hochschulen und Forschungseinrichtungen)

Zum Nachweis der Projektausgaben sind die folgenden Unterlagen einzureichen (bei Verbundprojekten pro Teilvorhaben):

  • Zahlenmäßiger Verwendungsnachweis (dieses Formular wird Ihnen nach Abschluss des Vorhabens über profi-online bereitgestellt)
  • Belegliste als Anlage zum VN (xls)
  • ggf. Inventarisierungsliste der im Vorhaben beschafften oder hergestellten Gegenstände (formlos)

Zur Darstellung der Projektergebnisse und dem Nachweis ihrer Verwertung ist ein Abschlussbericht  einzureichen:

Verwendungsnachweis AZK (für Unternehmen und Sonstige)

Unternehmen und Sonstige erstellen den Verwendungsnachweis auf Kostenbasis. Hierbei unterscheiden wir zwischen Abrechnung nach PreisLS und pauschalierter Abrechnung. Eine der beiden Abrechnungsarten haben Sie in Ihrem Antrag gewählt. Diese wurde im Zuwendungsbescheid bestätigt.

Zum Verwendungsnachweis gem. PreisLS sind für den Nachweis der Personalkosten keine Stundenaufschreibungen mitzuschicken. Sie ermitteln die Stundenverrechnungssätze jährlich nachträglich aus Ihrer Betriebskostenabrechnung. Die Ansätze aus dem Antrag sind vorkalkulatorisch und daher nicht für die Berechnung der entstandenen Personalkosten zulässig.

Für die Abrechnung der Personalkosten auf pauschalierter Basis sind zusätzlich auch die Formulare zur Berechnung der Personalkosten auszufüllen.

Zum Nachweis der Projektkosten sind pro Teilvorhaben die folgenden Unterlagen erforderlich:

Zur Darstellung der Projektergebnisse und dem Nachweis ihrer Verwertung ist ein Abschlussbericht einzureichen.

Alle Formulare des Verwendungsnachweises sind ausschließlich in einfacher Form einzureichen.

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